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企業法務(顧問弁護士)

企業法務(顧問弁護士)

法務部を持たない企業が、社外に顧問弁護士を置くことで、様々なリスクを軽減できます。企業の経営活動には常に法律行為がつきまとい、適時適切な判断が求められます。ひとたびトラブルが発生すると、判断を誤れば会社の経営に甚大な被害を与える事態にもなりかねません。あい湖法律事務所の代表は、一般企業での商品開発に携わった経験を持っているため、企業の皆様の法律面での問題についてより親身になって対応可能です。問題が生じてからだけでなく、トラブルを発生させないための体制構築についてもサポートいたします。

顧問弁護士の業務

顧問弁護士は企業の法務トラブルだけでなく人事労務や債権回収等、様々な法律に関する問題について、相談、依頼することができます。顧問弁護士はありとあらゆる法律問題を取り扱うことができますが、よくご依頼いただくのは以下のような事案です。

当事務所の活用事例

  • 契約書の作成
  • 契約書のレビュー
  • 企業間の契約に関するリーガルチェック
  • 新規事業の立ち上げに関するプロジェクト法務
  • 紛争発生時の対応
  • 債権回収
  • M&A
  • 株主総会の準備や運営
  • 不当要求、クレーム対応
  • 人事労務問題
  • 就業規則の作成や整備

これらの業務は弁護士でなくても遂行可能です。けれども、法律知識を有する弁護士でなければ様々なリスクを想定した業務遂行が困難となります。

例えば、新規事業を立ち上げる際は、関係法令を熟知した上で、システムを構築し、行政の許認可を得る必要があります。約款や規約の設定や法令違反とならないための業務フローの整備も必要です。また、法律違反だけでなく、知財関係への配慮や税務に関するフォロー等も必要になります。
これらの包括的な対応は、法律の専門知識がない経営者の方や従業員の方には難しく、またそれを求めることは貴重な人的リソースの無駄遣いとなります。顧問弁護士であれば、一定の顧問料を支払い、あとは必要に応じて追加報酬を支払うことで費用面でも無駄なくリーガルサービスを依頼可能です。

契約書作成とレビュー

契約書作成やレビューといった業務は、企業法務の中でも特に重要なものです。弁護士が契約書作成やレビューを行うことで以下のような効果が期待できます。

契約書の必要、文言を的確に判断

企業間取引、企業と個人の取引においては契約書の作成が必須ではありません。しかし、契約書を作成しておくことで将来おき得るトラブルを回避できる可能性が高まります。
また、一定の取引においては、契約書の取り交わしによって契約が成立するというものも存在します。代表的なものが保証契約です。また、消費者を保護するために、割賦販売法等では書面の作成を義務づけています。弁護士であれば、企業の営業形態に応じて契約書の必要性を適切に判断可能です。

法的に有効かつ不利にならないため契約書作成

往々にして、大企業と中小企業が契約を取り交わす際は、大企業側が作成した契約書ドラフトを基に交渉がなされることが少なくありません。「大企業が作成したものだから」とのそのまま署名捺印して、契約を締結することが多いのではないでしょうか。しかし、先方が作成した契約書の多くは先方が有利になるように作成されています。そのまま契約を締結してしまうとトラブル発生時に大きな不利益を被る可能性が高いです。
ですから、契約書を作成する場合は、先方任せにせず自社でもドラフトを作成してすり合わせる作業が重要となります。

契約書のレビュー

自社での契約書作成ができない場合は、先方が作成した契約書ドラフトの確認が必要となります。自社にとって不利な条項はないか、公平な取引になっているか等を精査しなければなりません。自社に不利な規定がある場合は、先方に修正を申し入れます。この際に求められるのは、法的な知識だけではありません。先方との力関係や、前提条件を理解した上でのビジネスセンスも必要です。顧問契約を結んでいる弁護士であれば会社の状況等を熟知していますので、現状に即した形に契約書を修正することができます。

最新の法律、条例へのアップデート

日々、条例や法律は制定されており、契約書の内容もそれに準じてアップデートする必要があります。直近でいえば、民法改正によって様々な契約書等の見直しが求められています。弁護士であれば、常に最新の法律や条令情報を入手しているため、既存の契約書や規約等の見直し、修正も容易です。

紛争発生時の対策

顧問弁護士を利用する大きなメリットの一つが、紛争発生時の初動対応のスピードです。すでに自社の業務内容や制度等に精通している弁護士であれば、トラブル発生時に迅速に事案解決に着手可能です。

訴訟、調停等を起こされた場合の対応

自社が、他社や顧客、従業員等から訴訟を提起された場合は、弁護士による対応が不可欠です。

訴状の到着と答弁書の作成

訴訟を提起されると、相手方が作成した訴状が裁判所から送達されます。訴状を受け取ったら、指定の期日までに答弁書を作成しなければなりません。適切に対応するためには、訴状を確認した上で、事実確認を行い、証拠の確保や、反訴も検討する必要があります。反訴とは、提起された訴訟に対して、自社も訴訟を提起することを指します。

訴訟に向けた準備とマスコミ対策

さらに、尋問に向けた準備や、マスコミ対策も必要となります。
顧問弁護士であれば、社内の事情をある程度把握できているため、訴訟を提起された場合の初動対応に速やかに着手して、適切な対策を講じることが可能です。マスコミへの対応、プレスリリースの作成等の助言も可能となります。

訴訟や調停を提起する場合の対応

取引上のトラブルによる損害賠償請求や知財関係のトラブルによって、訴訟を提起する場合も、顧問弁護士であれば迅速な対応が可能です。

訴訟の準備と対応

訴訟を提起する場合は、訴状を作成して根拠となる書類を用意した上で、裁判所に提出します。その後裁判所から呼び出し状として、期日の連絡とともに訴状が送達されます。裁判を起こした原告側であれば、原告請求内容主張陳述という答弁書を指定された期日までに作成しなければなりません。
その後、証拠調べ等が行われ、口頭弁論が開催されます。企業による訴訟の場合は、途中で和解勧告がなされて和解が成立することも珍しくありません。

被害者等との示談交渉

顧問弁護士は、裁判外の示談交渉も対応可能です。
自社製品の欠陥によって被害を受けた取引先やユーザーには、適正な損害賠償を行うことで示談を成立させる必要があります。弁護士は法律知識だけでなく、交渉のプロともいえますので、あらかじめ想定した着地点に向けて粘り強い交渉が可能です。損害賠償金を支払うだけでなく、示談書を締結することによって、その後のトラブルを回避できます。示談交渉だけでなく示談書の作成も、弁護士の法定知識が求められる業務です。法的に有効かつ将来のトラブル発生リスクを軽減できる示談書の作成が必要です。
守秘義務や清算条項を盛り込むことによって、トラブルの拡散や拡大を防止できます。

債権回収

企業にとって欠かせない業務が債権回収業務です。いくら売り上げても売掛金や債権が回収できなければ、資金繰りが厳しくなり帳簿上は黒字なのに倒産するという事態を招きかねません。滋賀県大津市のあい湖法律事務所では顧問契約頂ければ、顧問先様の債権回収も行っております。

債権の状態の把握と督促

一般企業において、売掛金の未回収や消費代金の未入金といった問題は非常に身近であり、頻発するトラブルであります。

弁護士による速やかな事案着手の重要性

債権回収問題は、早期に対処することで不良債権かを防ぐことができるのですが、多くの企業で対応が後手後手に回る傾向があります。実務上、限られた人員の中で債権回収に時間と人的リソースを割くことは現実的ではありません。しかし、債権回収に本腰を入れなければ、企業の経営状態は必ず悪化します。
そこで、便利なのが顧問弁護士による債権回収です。顧問弁護士や契約企業の状況を的確に把握していますので、速やかに債権回収に着手できます。

弁護士による債権回収の初動

弁護士が債権回収を請け負った場合に、まず行うことは現状の把握と情報収集です。債権回収においては、売掛金や未入金となっている商品代金等の金額や債務者の情報を把握します。さらに、債務者が破産を検討しているのか、資力はどの程度あるのかを調査した上で、債権回収実務に取りかかります。弁護士であっても債権回収の初動は電話や文書による督促です。多くの場合、初動段階で内容証明郵便を送付して、時効の中断を図ります。
企業からの督促には応じない債務者も、弁護士名での内容証明郵便が送付されることで、支払いに応じるケースが少なくありません。

もっとも大事なのは未回収金をつくらないこと

そうはいってもない袖は振れないという反論があり、本当に袖がなければどうにもできません。したがって、回収できないというリスクを最小限にするシステムがもっとも大切です。

法的手続きやサービサーへの債権譲渡の検討

督促によって支払いに応じない場合は、法的手続きを検討します。

法的手続きの検討

具体的には差押えや仮処分等の保全手続です。その前に、債務承諾書への署名捺印を取り付けることや、担保を取得する等の対策を講じることもあります。相手が倒産寸前である場合は、倒産の手続きに着手される前に、他社に先駆けた債権回収が求められます。出遅れてしまうと、他社が差し押さえている、破産が宣告されてしまった等、取り返しがつかない事態に陥りかねません。

サービサーへの債権途上を検討

相手の状況によってはサービサー(債権回収会社)への債権の譲渡も検討します。サービサーへの債権譲渡は、満額回収はできないものの、即座に一部は回収できることから自社のキャッシュフローを良化させる手段としては有効といえます。
顧問弁護士であれば、自社内のキャッシュフローや、相手の資力等を総合的に勘案した上で、最適な債権回収方法を導き出し、実行に移すことができるのです。

債権未回収問題を発生させないための仕組み作り

顧問弁護士は、債権回収問題が発生する前に、未回収債権を発生させないための仕組み作りにも貢献できます。

契約書の作成

まず、重要なのは契約書の作成です。売買契約や賃貸借契約、請負契約等は、契約書を取り交わさなくても契約は成立します。しかし、契約書を取り交わさなかったことで、未回収金額に齟齬が生じる、そもそも借りていない等の言い訳をされてしまうというトラブルが想定できます。したがって、未回収債権問題を防止するための最低限の対策が契約書作成といえます。

保証人や担保の設定

支払いが滞った場合に有効となるのが、保証人や担保の設定です。契約締結の際に担保や保証契約を盛り込み未払いを見据えた対策を講じておくことで、相手方が支払い不能になった場合でも、他の債権者に先んじて債権を回収することができます。連帯保証人を設定する場合は、連帯保証人との契約書の取り交わしも必要です。

支払いを先履行

こちらが業務をする前に、費用を支出する前に、いかにお金を払ってもらうかが大切です。業界の慣行も多分に関わってきますが、先に支払ってもらえるシステムが出来ると安心です。

M&A

企業価値を高めるため、競争力を高めるために他社を買収、もしくは他社の一部門を買収するM&Aを行う企業が増加しています。M&Aは法的知識のみならず当該業界への理解や、交渉力、事務能力が求められる取引です。自社内で完結させることは難しいので、社外の弁護士や顧問弁護士に対応を依頼することが一般的となっております。株式譲渡契約を締結する形でのM&Aの業務フローは以下の通りです。

M&Aの打診と秘密保持契約書の締結

まずは、企業同士がM&Aについて話し合い、意向表明等を示しつつ、合致した場合は、秘密保持契約書を取り交わします。秘密保持契約書ではなく、基本合意書に秘密保持条項を盛り込むこともあります。秘密保持契約書は、ひな形を使ってもよいですがM&Aの場合は、個別の状況を反映したオリジナルの秘密保持契約書を作成することが望ましいです。

デュー・デリジェンスの実施

デュー・デリジェンスの概要

買収を検討している企業は、買収先の企業が開示した情報を精査する「デュー・デリジェンス」を実施します。
デュー・デリジェンスにおいては、M&Aの後に想定されるリスクを洗い出すために、将来の収益性や潜在リスクの調査、企業価値の調査等を行います。デュー・デリジェンスは期間が限られている中で、将来のリスクを知るために最大限情報を得なければならない非常に重要な手続きです。

弁護士によるデュー・デリジェンスの役割

会社側の担当者だけでなく弁護士が対応することで、法律面でのリスクを明らかにすることができます。デュー・デリジェンスによって、問題点が明らかになった場合は、先方に改善を求める、もしくはM&Aを白紙に戻すといった選択が求められます。

売買契約内容に関する交渉と契約の締結

デュー・デリジェンスによって、問題点がない、または想定の範囲内の問題点であれば、売買契約内容の交渉に移行します。デュー・デリジェンスにて欠陥等が発覚した場合は、買収金額の減額交渉を行う、是正措置を講じること等を求めることになります。
双方が契約内容に合意したら契約書を取り交わし、契約締結となります。
契約締結後は、関係者が一堂に会した上で買収企業から代金が支払われ株式の譲渡を行います。これで、M&Aはクロージングです。以上の様にM&Aには、適切な事務手続きと調査能力、法的知識と迅速な対応が求められます。M&Aは企業の今後を左右する大きな取引ですので、自社内で完結させるのではなく法的リスクを十分に検討できる顧問弁護士への依頼が望ましいです。
また、契約条件として、節税対策も盛り込み、役員として一定期間いること、退職金として支払うことなども一般的には検討出来ます。

株主総会に関する業務

上場企業、非上場企業を問わず、株式会社は事業年度が終了してから一定の時期に、定時株主総会を招集することが義務づけられています。また、必要に応じて臨時株主総会を招集することもあります。企業にとって、株主総会は欠かせないイベントであり、関係法令に配慮しながら、滞りなく招集しなければなりません。顧問弁護士は、株主総会で配布する文書の作成やリーガルチェックだけでなく、想定問答の作成や議事の確認等の業務を行うことができます。

取締会の開催

株主総会の開催にあたって、取締会や開催して、総会の日時や場所、目的次項等について承認を行います。

招集通知等の作成と発送

株主総会では、取締役が、株主総会の2週間前、非上場企業の場合は1週間前までに株主に対して、株主総会の招集通知を送付しなければならないと規定されています。招集通知には、株主総会の日時や場所、目的や書面投票等について記載しなければなりません。招集通知には、事業報告や監査報告等を添付する必要があります。招集通知に記載する事項は、会社法や会社法施行規則で細かく定められているため、顧問弁護士による通知文書のリーガルチェックが欠かせません。

株主総会当日の運営

株主総会当日は、事前に作成しておいた、想定問答作成に従って対応を進めます。顧問弁護士は、法的リスクを考慮した上で、想定問答を作成、チェックすることができます。

株主総会の事後対応

株主総会が終了すると、当日の議事録をまとめた上で、株主に通知を発送します。この際は、弁護士が文面や記載事項のリーガルチェックを行うことが望ましいです。

不当要求、クレームへの対応

企業を運営して行くに当たって、避けて通れないのが不当要求やクレームへの対処です。ひとたび対応を誤ると企業の大幅な信用力低下や売上減少、人材の流出等、企業の存亡に関わるゆゆしき事態に陥るおそれがあります。

カスハラから従業員を守るための顧問弁護士による不当要求、クレーム対応

顧問弁護士は、企業の実情、内情を熟知しているため不当要求やクレーム対応に、速やかに着手可能です。昨今のクレームにおいては、初動での適切な対応が重要となります。

クレーム窓口設定と事実確認

クレームが申し入れられたらまずやるべきことは、適切な窓口の設定と事実確認です。多くの企業において、当初の窓口は「お客様相談センター」等に設定されています。しかし、近年では、顧客による執拗なクレームや不当要求が対応する従業員に対するカスタマーハラスメント、いわゆるカスハラに該当するとして社会問題化しています。カスハラが受けた従業員が、精神疾患を発症して労災認定を受けるという事例もあり、企業の対応が問われています。

顧問弁護士によるクレーム対応

従業員を守るために有効な対策の1つが、顧問弁護士によるクレーム対応です。初期対応窓口は社内の相談窓口に設置しておき、トラブルが予想される事案については早い段階で弁護士に対応を一任します。そうすることで、従業員の負担が軽減され労災等のリスクが小さくなりますし、クレーム対応によって社内の貴重なリソースが割かれることもなくなります。

不当要求に対する毅然とした対処

クレーム対応で重要なのは、度を超した執拗なクレームや不当要求は毅然とした態度で断り、しかるべき対策を講じることです。

刑事告訴の検討

クレームや不当要求の原因については自社内に非があったとしても、その行動が常軌を逸している場合には、刑事告訴等を検討する必要があります。
脅すような言動があった場合には恐喝罪が成立する可能性がありますし、胸ぐらをつかむ行為は暴行罪です。相手の暴力によってケガを負った場合は、傷害罪が成立します。退去するように求めているのに、自社の敷地内から退去しなかった場合は不退去罪です。このように、どこを超えたクレームに対しては警察への通報を視野に入れて毅然と対応することが重要です。

損害賠償請求の検討

クレームや不当要求によって損害が生じている場合は損害賠償請求も検討します。クレームによって、業務が大幅に支障をきたしている場合や、暴力行為によって什器や建物が壊れている場合は、原状回復費用を請求できる可能性があります。

正当なクレームに対する対応

クレーム対応においては、先方の言い分が正しく、自社に落ち度がある事例も多数存在します。その場合は、対応を誤ると録音された音声データや記録されたテキストデータ等がSNSで拡散されて、企業の価値が大きく損なわれることになりかねません。

丁寧な謝罪と対処法

事実確認により自社に落ち度があると認められた場合は、丁重に謝罪した上で適切な措置を講じる必要があります。例えば、自社製品の構造的欠陥によってユーザーの健康に被害が生じている場合には、謝罪のみならず損害を賠償しなければなりません。それと同時並行で、全ユーザーへの周知やマスコミ対応を行います。すくなくとも、気分を害したことに対しては謝罪することで早急な解決が見込めます。
これらの対応には、法的な専門知識と交渉力が求められますので、クレームの内容が妥当であり、自社に大きな落ち度がある場合は、顧問弁護士に対応を一任するのが得策です。

クレーム対応の業務フローの構築

クレーム対応は、担当者任せにせず組織で対応することが重要です。そのためには、平常時にクレーム対応の適切な業務フローを構築しておく必要があります。具体的には、専門の窓口の設置や責任の明確化、社外相談機関の設置や、クレームの可視化等です。また、社員へのクレーム対応マニュアルの配布や研修の実施も有効な対策といえます。

人事労務問題への対処

人事労務問題は、時として企業の経営活動に大きな悪影響を与えます。未払い残業代の請求やパワハラ対策、不当解雇等の問題が生じると、解決に大きなリソースを割かれてしまい経営活動が停滞する懸念があります。
人事労務問題が発生した場合は、速やかに弁護士に対応を一任して解決を図るのが得策です。

残業代未払い問題への対処

労働基準法では、企業は労働者に対して賃金を全額支払う義務があると規定されており、残業代の未払いは違法行為となります。したがって、従業員から未払い残業代の請求がなされた場合は、事実確認をした上で正当な請求であれば速やかに残業代を支払う必要があります。
従業員からの残業代請求が不当である場合は、その根拠を示した上で、支払えない旨を通知します。

残業代を支払う必要がないケース

残業代を支払う必要がないのは以下の様な事例です。

  • 業務を行っていなかった
  • 残業をしていたことを示す証拠がない
  • そもそも残業代を支払う必要がない雇用契約である

これらのケースでは残業代を支払う必要がない可能性があります。ただし、判断を誤ると、従業員が労働基準監督署に未払い残業代について通告したり、労働審判を起こしたりするおそれがありますので、従業員から残業代請求がなされた場合には、慎重な判断が求められます。残業代を支払うべきかどうかの判断に迷う場合は、顧問弁護士等の専門家に助言を求めましょう。

各種ハラスメントへの対策

企業内で各種ハラスメントが発生した場合は、企業側が速やかに事実関係の確認や被害者、加害者への対応を行う必要があります。適切に対応しなければ、企業の使用者責任や安全配慮義務違反が問われて、損害賠償請求がなされるおそれがあります。ハラスメント対策のフローは以下の通りです。

事実確認

従業員が、各種ハラスメントの被害を申し出た場合は、社内の専門部署、もしくは顧問弁護士による事実確認を行います。事実確認では、一方の言い分だけでなく双方の言い分を丁寧にヒアリングしてください。

被害者、加害者への措置

被害者に対するケアや休職の提案、加害者に対しては配置転換等の措置を講じましょう。行為の悪質度によっては、懲戒処分も検討します。 またハラスメントへの対応と同時に、再発防止策の策定も必要です。加害従業員だけでなく、従業員全体へのハラスメント防止研修等の実施も視野にいれておきましょう。

ハラスメント窓口の設置

ハラスメントが発生した場合の相談窓口の設置も必須です。社内に人的余裕がなく、窓口を設置できない場合は、社外の弁護士に相談窓口を一任してもよいでしょう。社内では相談できないことも、社外の弁護士であれば相談しやすいため、問題が深刻化する前に解決可能です。

ハラスメントセミナー

従業員に対して、ハラスメントがどういうものか、どういう対応をすべきかという教育も大切です。従業員の認識をすこしでも一致させておくことで、そもそも問題が発生しなくなります。滋賀県大津市の弁護士法人あい湖法律事務所では、貴社へお伺いして、従業員向けのセミナーをしております。

従業員の解雇問題

問題行動が多い従業員に退職してもらいたい、成績が振るわない従業員を解雇したいと考えるのは、経営者としては当然の思考といえます。しかし、労働者は労働基準法や労働契約法によって守られており、企業側の一方的な都合で解雇することはできません。
解雇するためには厳しい条件をクリアする必要があり、条件を満たしていない場合は不当解雇として労働審判や訴訟を提起されるおそれがあります。

退職勧奨

自社内で解決が難しい従業員の解雇問題は、退職勧奨をするのも有効な解決策です。退職勧奨とは、当該従業員に退職を奨めて、自主的に退職してもらうことをいいます。解雇は違法となる可能性がありますが、退職勧奨は違法行為ではありません。
ただし、ストレートに止めて欲しいということは、相手の自尊心を傷つけてしまい、やめたくないという方向へ行く可能性があります。先を見据えて、相手の心理を読んで、適切に上手に伝えましょう。滋賀県大津市のあい湖法律事務所の弁護士であれば、退職を渋る従業員に対して、根気強くどう退職を奨めていくのかを助言することができます。

就業規則の作成、整備

企業と労働者の人事労務問題を防止するため、業務を効率化するために重要なのが自社の状況に即した就業規則の作成と、変化に応じた就業規則のアップデートです。就業規則を最適な状態にしておくことで様々な労務もトラブルの発生を防止できます。

就業規則の作成は企業の義務

従業員を10人以上雇用する企業には、就業規則を作成することが義務づけられています。10人未満の場合は、就業規則の作成は義務ではないものの、作成しておくことが、効率面でもトラブル防止という面でも望ましいです。
就業規則を作成しておくことで、従業員からの問い合わせに対する回答業務やルールの周知等の業務にあてる時間を減らすことができます。
就業規則はインターネット上に掲載されているひな形をたたき台に作成することもできますが、ひな形では企業の実情に即したものとならないおそれがあるため、各企業に即したオリジナルの就業規則を作成しておくことを推奨します。

残業代の取扱、懲戒規定等の適切な規定

就業規則には、給与や就業時間、残業代の取扱、懲戒規定等を記載しておく必要があります。これらの規定を誤ると、残業代を支払う必要が無い雇用契約のつもりだったのに、残業代を支払わなければならない、懲戒規定に詳しい懲戒事項を規定していなかったばかりに懲戒処分ができない等のトラブルが発生してしまいます。
みなし残業時間制による固定残業代制度を適用する場合は、就業規則等にみなし残業時間と固定残業代を明記しておかなければなりません。いずれかの記載がなければ、固定残業代制度とはみなされず、残業代を全額支払わなければならないのです。
以上の様に、就業規則は、労働基準法や労働契約法といった法律を理解した上で作成しなければ、想定している運用ができなくなります。就業規則を作成する場合は、顧問弁護士に作成を依頼しましょう。

まとめ

企業を健全に運営してくためには、法務部や弁護士による法律面でのサポートが必須です。けれども、発展半ばの中小企業、零細企業の経営者の方にとっては法務部を設置することは難しいものです。一定の規模の企業であっても、インハウスロイヤーを雇用する費用は捻出できず、法務部はあるもののイレギュラーな事案には対応できないという局面が少なからず訪れます。
その際に有益となるのが、顧問弁護士の活用です。顧問弁護士であれば一定の費用を支払うことで、問題が生じるたびに相談が可能です。事案対応を依頼する場合は、別途費用が必要になることもありますが、法務部やインハウスロイヤーに支払う費用と比較すれば、大幅な経費削減となります。
人事労務問題や、クレーム問題、債権回収、契約問題等、企業には様々なリスクが存在しますので、トラブルの対策や防止策を講じたい方は、滋賀県大津市のあい湖法律事務所の顧問弁護士制度の活用をご検討ください。顧問弁護士として契約しておくことで、自社の状況を正確に把握することが可能となり、問題解決に向けて速やかに行動できます。

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